《Your Brain at Work》

Yu An Chan -

最近因為公司團隊規模變大了，再加上產品方面展開了幾個比較複雜的專案，導致我常常覺得時間不夠用。為了更有效地提高自己和團隊的生產力，我上個週末讀了《Your Brain at Work》 這本書。

這本書是我的一個創業者朋友推薦給我的，書中的想法其實沒有到很讓人意外，知識量也不是說特別高，如果給三年前的我讀可能會沒什麼感覺，但是現在這個時機點讀起來反而意外地感到很多地方很受用，因為它給了我一個不錯的框架去檢視自己當前的做事方式和領導方式有沒有哪些地方值得調整，而答案確實是有的（例如我不該每天起床第一件事情就是處理 Email、我在什麼情況下不應該給員工反饋）。以下是我的讀書筆記：

個人生產力

  • 在早上起床開始工作之前，先把今天會處理的事情列出來，並根據每件事情的困難度去排序，優先處理最困難的事，把回 Email 這種任務放到後面。
  • 大腦同時間能思考的資訊量有限。在處理複雜專案時，先思考當前最重要的目的是什麼、有多少時間，以這個目的和時間限制為基礎把專案拆解成塊，一次專注思考一塊。
  • 大腦一次只能專注在一個需要意識的任務上。如果你在處理這個任務的同時仍保持在對其他事情 On-Call 的警戒狀態，會導致當下的認知能力下降許多。
  • 工作上的每一次分心平均會花 25 分鐘才能還原。當你需要專注做一件事情時，請把所有外部干擾和通知通通關閉。
  • 洞察力（Insight）往往是在放鬆、開心、大腦閒置的狀態下才會產生。

SCARF 模型

SCARF 模型：與地位（Status）、確定性（Certainty）、自主性（Autonomy）、關聯性（Relatedness）和公平性（Fairness）有關的問題會在大腦中觸發與生存需求相同的獎勵與威脅機制，讓掌管情緒的邊緣系統變得活躍，佔據前額葉皮質的資源，導致認知能力下降。

  • 大腦會將確定性（Certainty）和自主感（Autonomy）的缺失視為威脅，產生焦慮和遠離反應，降低認知能力。些微的控制感和選擇權能重新喚起前額葉的認知能力。
    • 在面對由不確定性和缺乏自主性造成的負面情緒和壓力時，使用正確的詞彙去爲情緒下標籤或是進行認知的重新評估（對情境重新詮釋、正常化、重新排序價值觀、換位思考）有助於緩解邊緣系統、激發前額葉皮質，重拾冷靜和認知能力。
    • 未達到期望時，大腦會出現強烈的威脅反應。將期望設得低一點有助於在面對困境時保持冷靜和開放。
  • 大腦會將與周圍的人的連結（Relatedness）視為獎勵，而當你與周圍的人缺乏連結時，大腦會感受到生存等級的威脅，因為大腦處理社交需求和生存需求的迴路是相同的。
    • 大腦潛意識會將陌生人視為敵人。在與大腦認知的敵人溝通時，大腦會抑制你去考慮對方的視角、感受、想法正確的可能性。
    • 大腦潛意識會將你認為暸解你的人視為朋友。在與大腦認知的朋友溝通時，大腦會激發你換位思考的能力、讓你能更全面地去考慮一個想法。因此在與新人協作之前，先花時間與對方建立社交連結有助於大腦潛意識將對方視作朋友而非敵人，進而讓未來的協作更有生產力。
    • 領導者的情緒非常容易影響到整個團隊的情緒，因此領導者需要特別有意識地調節自己的壓力。
  • 大腦非常重視公平感（Fairness），許多人寧願犧牲個人利益也要防止他人獲得不公平的更好結果。
    • 對待夥伴時要保持開放和透明，感覺被不公平對待的人可以產生無盡的抱怨，公平感高的工作場所能激發出更好的表現。
  • 大腦會將那些讓你感到地位（Status）降低的事情視為與生存同等重要的威脅，例如被同事質問時、主管主動想給你反饋時。
    • 在別人負責的事出問題時，給對方反饋、分析問題是誰造成的（例：為什麼這裡會出錯？你做了什麼導致出錯？）會讓對方產生強烈的、地位降低的威脅反應，不僅會降低對方當下的認知能力，對提高對方的表現更是沒有幫助。更有效的作法是和對方一起進入解決問題的模式，透過問問題來將對方的注意力引導到解決當前問題時值得思考的細節、讓對方自己在思考的過程中獲得新的見解（例：你的目標是什麼？你針對這個目標採用過哪些策略？哪些有效哪些沒效？還有哪些策略值得嘗試？我們離解決方案還有多遠？）

幫助他人成長

  • 胡蘿蔔加大棒的獎懲模式無法有效改變成年人的行為，因為成年人會將任何嘗試改變他們行為的機制視作威脅。更有效的做法是做到確保做到以下三件事情：
    • 利用 SCARF 模型確保在溝通的過程中這個人的地位、確定性、自主性、社會連結、公平性沒有受到威脅。舉例來說，領導者可以採用的具體作法包含透過謙虛的溝通（地位）、給予明確的期望（確定性）、讓對方可以自己承擔更多決定（自主性）、保持真誠（社會連結）、信守承諾（公平性）。
    • 透過問正確的問題、設正確的目標來將對方的注意力聚焦在重要的方向上，進而獲得洞察。舉例來說，問那些能讓對方將 Gap 填補起來的問題，而不是那些會讓對方感受到地位威脅的問題；設置朝向型的目標（例：打造某個能帶來特定價值的產品），而不是遠離型的目標（例：停止吸煙、停止喝酒）。
    • 持續讓人們的注意力聚焦在重要的方向上，最好的方式就是讓他們在這個方向上協作。